Für SteuerberaterNeu

Entspannter in den Monat starten.Dank vollständiger Mandanten-Unterlagen.

Wahrscheinlich reichen viele Ihrer Mandanten ihre Unterlagen erst auf Nachfrage, und dann oft unvollständig, ein. Ersparen Sie sich den Stress zum Monatsanfang mit einem Kanzlei-Agenten, der fehlende Belege automatisch per Chat anfordert und fertige Buchungsstapel für Ihre Kanzleisoftware liefert.

Kanzlei-Workflow besprechen Ablauf ansehen

Belege per Chat

Mandanten reichen Unterlagen einfach im Alltag per Smartphone ein.

Sofortige Rückfragen

Fehlende Pflichtangaben oder Beleglücken klärt der Agent direkt mit dem Mandanten.

Fristen im Griff

Die Mandanten werden rechtzeitig vor dem Stichtag an fehlende Belege erinnert.

Kein Inselsystem

Alle Daten fließen sauber in Ihr zentrales Kanzleiprogramm (DATEV, ADDISON & Co.).

Was sich im Kanzleialltag ändert

Das Teuerste in der laufenden Buchhaltung ist das ständige Unterbrechen: Mandat anfangen, fehlende Belege bemerken, Rückfragen schreiben, Fall weglegen und später neu eindenken. Der Agent zieht diese Klärung vor Ihren Buchungsstart.

Bisheriger Ablauf

Stop-and-Go kurz vor Fristende

Unterlagen: Belege tröpfeln unvollständig über E-Mail, Portale oder Papier herein – oft erst nach Erinnerung.
Fehlersuche: Dass Rechnungen zum Kontoauszug oder Pflichtangaben (z. B. auf Bewirtungsbelegen) fehlen, fällt erst mitten beim Buchen auf.
Unterbrechung: Ihre Fachkräfte müssen Rückfragenlisten tippen, das Mandat halbfertig zur Seite legen und sich später unter Zeitdruck neu einarbeiten.

Ergebnis: Ein Mandat wird zwei- bis dreimal angefasst.

Mit Ihrem Kanzlei-Agenten

Erst klären, dann in einem Zug buchen

Unterlagen: Mandanten schicken Belege nebenbei per Chat – ohne Login-Hürde im Alltag.
Vorab-Prüfung: Der Agent gleicht Belege automatisch auf Vollständigkeit und Pflichtangaben ab und hakt bei Lücken direkt beim Mandanten nach.
Durchlauf: Ihr Team startet erst, wenn die Unterlagen beisammen sind, und übernimmt den vorbereiteten Buchungsstapel direkt ins Kanzleisystem.

Ziel: Mandate in einem Durchgang abschließen.

Vom Mandantenchat direkt in Ihre Kanzleisoftware

So greifen Mandanten-Kommunikation und Kanzlei-Übergabe ineinander. Fristen, Rückfrage-Regeln und Exportformate stimmen wir individuell auf Ihre Kanzlei ab.

Mandant: Belege nebenbei per Chat senden
Der Mandant fotografiert Belege einfach mit dem Smartphone oder leitet PDFs direkt in den gewohnten Chat weiter – ganz ohne Portal-Login, Passwort-Hürden oder neue Software.
Agent: Sofort prüfen und Rückfragen direkt klären
Noch während der Einreichung prüft der Agent den Beleg auf Lesbarkeit und Pflichtangaben (z. B. Bewirtungsanlass und Teilnehmer) und fragt bei Unklarheiten sofort im Chat nach – solange die Erinnerung beim Mandanten noch frisch ist.
Vor dem Stichtag: Automatischer Vollständigkeits-Check
Rechtzeitig vor Ihrem vereinbarten Buchungstermin gleicht der Agent vorhandene Belege mit den Kontoumsätzen ab und erinnert den Mandanten selbstständig an noch fehlende Rechnungen.
Kanzlei: Nahtlose Übergabe in Ihr Kanzleiprogramm
Keine parallele Datenhaltung: Am Monatsende fließen die vorkontierten Buchungen samt Belegarchiv (z. B. als standardisierter DATEV-EXTF-Stapel) direkt in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder alternative Kanzleisysteme wie ADDISON und Agenda. Fachliche Prüfung und Abschluss verbleiben wie gewohnt bei Ihnen.

Schlüsselfertig eingerichtet. Laufend für Ihre Kanzlei betreut.

Sie kaufen kein weiteres Software-Tool, das Ihr Team erst mühsam einrichten muss. Wir setzen den gesamten Workflow für Ihre Kanzlei auf und kümmern uns um den laufenden technischen Betrieb.

Isolierte Kanzlei-Infrastruktur & Datenschutz

Jede Kanzlei und jedes Mandat wird strikt getrennt auf Servern in Deutschland betrieben – abgestimmt auf Ihre Anforderungen an Datenschutz und Berufsgeheimnis (§ 203 StGB).

Keine Insellösung: Volle Integration in Ihr Kanzleisystem

Ihr Kanzleisystem bleibt der Dreh- und Angelpunkt. Der Agent bereitet Belege beim Mandanten vor und liefert fertige Buchungsstapel und Belegarchive passgenau für Ihre Kanzleiumgebung (DATEV, ADDISON, Agenda) – ohne Medienbruch oder neue Kanzleisoftware.

Persönliche Einrichtung & laufende Betreuung

Vom Onboarding der ausgewählten Mandanten über die Anpassung Ihrer Rückfrage-Regeln bis zur laufenden Wartung übernehmen wir die technische Betreuung im Rahmen einer klaren Vereinbarung.

Erzählen Sie uns von einem typischen Fall aus Ihrer Praxis.

Wo hakt es bei Ihren Mandanten im Monatsablauf am häufigsten? Schildern Sie uns gerne Ihre aktuelle Arbeitsweise. Wir hören zu und überlegen gemeinsam mit Ihnen, welche Möglichkeiten in Ihre bestehenden Kanzlei-Abläufe passen.

Persönlicher Austausch · Unverbindlich

Häufige Fragen

Daten, Freigaben, DATEV: die wichtigsten Fragen

Q1 /

Entsteht durch den Agenten ein weiteres Inselsystem neben DATEV oder unserer Kanzleisoftware?

Nein, genau das verhindern wir konsequent. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen (oder Ihr System wie ADDISON oder Agenda) bleibt Ihre führende Buchhaltungsplattform. Der Agent arbeitet rein als vorgelagerter Zubringer beim Mandanten. Am Monatsende erhalten Sie standardkonforme Buchungsstapel (z. B. DATEV-EXTF) inklusive verknüpftem Belegarchiv, die Sie direkt in Ihre gewohnte Kanzleiumgebung einlesen.

Q2 /

Für welche Mandate eignet sich der Kanzlei-Agent besonders?

Überall dort, wo in der laufenden Buchhaltung regelmäßig Belege fehlen oder erst kurz vor Fristende eingereicht werden – egal ob EÜR-Mandate (Freiberufler, Selbstständige) oder kleinere bilanzierende Unternehmen (z. B. UGs, kleine GmbHs, Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe). Besonders hilfreich ist der Chat-Weg für Mandanten, denen klassische Upload-Portale im Alltag zu umständlich sind.

Q3 /

Was passiert bei unklaren Belegen – und gibt der Agent steuerliche Auskünfte?

Der Agent erteilt grundsätzlich keine steuerliche Beratung, sondern verweist bei Fachfragen an Ihre Kanzlei. Seine Aufgabe ist die Sachverhaltsklärung: Fehlen Pflichtangaben (etwa Teilnehmer auf einem Bewirtungsbeleg) oder ist eine Zuordnung unklar, fragt er beim Mandanten nach bzw. markiert den Vorgang transparent als Prüffall für Ihr Team. Die fachliche Hoheit bleibt zu 100 % bei Ihrer Kanzlei.

Q4 /

Wie sind Datenschutz, Mandantentrennung und Verschwiegenheit (§ 203 StGB) geregelt?

Jede Kanzlei erhält eine isolierte Infrastruktur mit strikt getrennten Mandantenbereichen auf Servern in Deutschland. Für die KI-Verarbeitung setzen wir auf datenschutzkonforme Schnittstellen ohne Training mit Mandantendaten (Zero Data Retention). Vor dem Start stimmen wir alle Datenflüsse, Zugriffsrechte sowie die Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheitsverpflichtung (§ 203 StGB) sauber mit Ihrer Kanzlei ab.

Q5 /

Bestimmen wir selbst, wann der Agent beim Mandanten nachfragt oder erinnert?

Ja. Bei der Einrichtung legen wir gemeinsam fest, in welchem Tonfall der Agent kommuniziert, welche Rückfragen er sofort im Chat stellen darf, zu welchen Stichtagen er an fehlende Unterlagen erinnert und wann ein Fall an Ihr Team übergeben wird.

Q6 /

Wie läuft der Einstieg ab und wie setzen sich die Kosten zusammen?

Sie müssen nicht Ihre gesamte Kanzlei auf einmal umstellen – meist starten wir im Pilotbetrieb mit einer kleinen Auswahl Ihrer zeitintensivsten Mandate. Einrichtung, laufende Betreuung und Betrieb kalkulieren wir transparent nach Umfang und Mandatsanzahl in einer individuellen Vereinbarung.

Markus Keller

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